W zarządzaniu projektami komunikacja między członkami zespołu oraz znoszenie barier komunikacyjnych, mogą stanowić klucz do sukcesu. W pierwszej części cyklu artykułów na temat efektywnych spotkań zaprezentowane zostały dobre praktyki, które mogą usprawnić organizację i przebieg naszych spotkań. To podstawowe zabiegi, dzięki którym spotkania staną się bardziej efektywne, ale komunikację w zespole można jeszcze bardziej usprawnić.

Sposobem na to jest wprowadzenie stand-up meeting – krótkich spotkań, zorganizowanych w specyficznej formule, których celem jest informowanie się nawzajem, a nie raportowanie. Czytajcie dalej, aby poznać zasady stand-up meeting i dowiedzieć się, czego potrzebujemy aby spotkanie się udało i czego nie powinniśmy robić.

1. FORMA: sama nazwa spotkania sugeruje, że odbywa się ono na stojąco. Najlepiej w przestrzeni bez krzeseł, tak abyśmy mogli stanąć w kółku i widzieć siebie nawzajem. Ustal zasady przekazywania głosu. Elementem, wokół którego może skupić się zespół możesz uczynić tablicę Kanban, posiadającą (w najprostszej wersji) kolumny „Do zrobienia”, „W toku” oraz „Zrobione”.
2. KIEDY I JAK DŁUGO: nie zastanawiamy się, czy stand up się dziś odbywa. To jest rutyna: on się zawsze odbywa, w momencie wygodnym dla zespołu, i trwa nie dłużej niż 15 minut. Tak, musisz mierzyć czas.
3. BĄDŹ PRZYGOTOWANY: czas jest ograniczony, więc zastanów się, co chcesz przekazać innym członkom zespołu. Skupiaj się na ogóle informacji, nie na szczegółach.
4. AGENDA: przygotuj standard, którego mają się trzymać uczestnicy. Pytania, na które musi odpowiedzieć każdy (uwaga: nie można nie zabrać głosu) mogą (nie muszą) wyglądać tak:
   1. Co zrobiłeś od ostatniego spotkania?
   2. Co chcesz osiągnąć do kolejnego spotkania?
   3. Jakie problemy napotkałeś podczas realizacji swoich zadań?

Nie ma możliwości omijania pytań.

5. TU I TERAZ: multitasking jest zły (to temat na osobny wpis). Zamiast skakać myślami pomiędzy spotkaniem, mailem, a wpisem na Facebooku, wszystkie gadżety, telefon i laptopa zostaw na własnym biurku.
6. DUŻY TEMAT: jeżeli w toku spotkania pojawi się duży temat lub problem do omówienia, zorganizuj na jego potrzeby osobne spotkanie. Stand up ma na celu poinformowanie o istnieniu danego zagadnienia, a nie dokonanie jego szczegółowej analizy.
7. UCZESTNICY: aktywny udział bierze zespół projektowy, ale przebiegowi spotkania może przysłuchiwać się każdy. Patrzymy na siebie nawzajem, nie skupiamy uwagi na kierowniku projektu czy Scrum Masterze. Co istotne, nie czekamy na spóźnialskich!
8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ: funkcja lidera spotkania nie musi być stała. Dobrym pomysłem jest, aby była przechodnia pomiędzy uczestnikami – decyduje o tym zespół. O tym, że rotacyjne pełnienie ról przynosi korzyści, pisałem w poprzednim artykule o spotkaniach.

Często, gdy Klientom, którym doradzam lub uczestnikom prowadzonych przeze mnie szkoleń proponuję przejście na taki typ spotkań, słyszę że „to się nie uda” – bo czasu mało, bo gaduły na sali, bo to tylko powierzchowne. Po pierwszej próbie większość wątpiących zmienia zdanie i zyskuje inspirację do zmiany swoich spotkań. Z mojej perspektywy to po prostu działa i zdaje egzamin.

Czy słyszeliście o tej formule spotkań? Wypróbujcie ją w Waszych zespołach projektowych i koniecznie dajcie znać, jak poszło i czy wprowadzicie ją na stałe do zespołowej komunikacji.

Autor: Łukasz Lipski